Comarch ERP – konfiguracja modułów i dostosowanie do procesów organizacji
Wraz ze zmianą skali działalności przedsiębiorstwa zmienia się sposób zarządzania informacjami. Rozwiązania wystarczające na początku mogą z zdarza się, że przestać odpowiadać liczbie dokumentów, pracowników i powiązań między procesami. Tyczy się to szczególnie firm, w których sprzedaż, magazyn, księgowość i planowanie zakupów korzystają z danych pochodzących z różnych źródeł.
Oprogramowanie Comarch obejmuje narzędzia wspierające obsługę takich wycinków, natomiast ich użycie trzeba rozpatrywać w porównaniu do konkretnych obowiązków. Znaczenie ma nie tylko i wyłącznie zakres funkcji, lecz też sposób ich użycia w codziennej pracy. Jeżeli pracownicy regularnie przepisują informacje między aplikacjami, warto sprawdzić, które czynności można połączyć, a które wciąż wymagają osobnej testom. Trzeba prócz tego odróżnić powtarzalną pracę administracyjną od działań, w których niezbędna jest ocena człowieka. Automatyczne przetwarzanie danych może ograniczyć liczbę ręcznych operacji, ale nie zastąpi sprawdzania dokumentów ani odpowiedzialności za podejmowane decyzje.
Systemy ERP porządkują informacje dotyczące różnych części przedsiębiorstwa i umożliwiają ich wykorzystanie w powiązanych procesach. Comarch ERP może obejmować obsługę sprzedaży, zakupów, magazynu, finansów lub produkcji, zależnie od wybranego rozwiązania i jego konfiguracji. Warto zwrócić uwagę na zależności, które pojawiają się między tymi obszarami. Przy realizacji zamówienia ważne mogą być równocześnie warunki handlowe, dostępność towaru, termin dostawy i sposób rozliczenia transakcji. Jeśli każda z owych informacji jest aktualizowana oddzielnie, pojawia się ryzyko rozbieżności. Zintegrowany przepływ danych pozwala określić, skąd pochodzą poszczególne informacje i w jakich sytuacjach wymagają aktualizacji. Nie znaczy to jednakże, że wszystkie procesy będą przebiegały bez udziału pracownika. Część operacji musi zostać zatwierdzona, a niektóre zadania zależą od dodatkowych ustawień albo połączenia z innymi programami. Przed wyborem konkretnego systemu należy zatem sprawdzić, czy obsługuje wymagane scenariusze, jakie raporty udostępnia i czy umożliwia na przepływ danych w formatach stosowanych w przedsiębiorstwie.
Istotną częścią przygotowania systemu jest odwzorowanie zasad, według których firma naprawdę działa. Wdrożenia Comarch mogą wymagać analizy obiegu dokumentów, konfiguracji poszczególnych funkcji, przeniesienia danych oraz sprawdzenia uprawnień użytkowników. Na tym etapie często okazuje się, że podobne zadania są realizowane w różny sposób przez poszczególne działy. Np pracownicy mogą używać odmienne nazwy dla tych samych produktów lub zapisywać informacje o klientach w kilku miejscach. Przed rozpoczęciem migracji trzeba ustalić wspólne zasady ewidencji i sprawdzić jakość istniejących danych. Należy również zdecydować, które historyczne zapisy są potrzebne do kolejnej pracy, rozliczeń i raportowania. Przeniesienie nieuporządkowanych informacji może utrudnić używanie z nowego środowiska, dlatego kontrola danych jest osobnym celem, a nie tylko i wyłącznie technicznym etapem całego procesu. Po konfiguracji potrzebne są testy obejmujące typowe operacje a także sytuacje wyjątkowe, takie jak zwroty, korekty, anulowanie dokumentów czy rozbieżności w dostawach. Wyniki testów pozwalają wskazać ustawienia wymagające zmiany przed rozpoczęciem regularnej pracy.
W powszechnym użytkowaniu znaczenie ma sposób reagowania na niedociągnięcia i zmiany w procesach. Powinno się ustalić, kto może poprawiać określone dane, jak dokumentuje się nietypowe operacje i gdzie zgłasza się kłopoty techniczne. Brak takich zasad może prowadzić do sytuacji, w której pracownicy tworzą swoje arkusze pomocnicze, a część informacji nie trafia do głównego systemu. Równie istotne jest szkolenie dostosowane do obowiązków poszczególnych osób. Pracownik magazynu potrzebuje innych kwalifikacji niż osoba odpowiedzialna za rozliczenia czy analizę rezultatów dystrybucji. Warto też uwzględnić późniejsze aktualizacje, zmiany przepisów a także rozwój działalności, ponieważ mogą one wpływać na konfigurację i sposób pracy z danymi. Ocena funkcjonowania rozwiązania powinna opierać się na konkretnych obserwacjach, takich jak liczba korekt, częstotliwość błędów, czas niezbędny na obsługę dokumentów czy zakres ręcznego uzupełniania informacji. Takie dane pomagają ustalić, czy trudności wynikają z ograniczeń kodu, nieprawidłowych ustawień, czy też z procedur, które wymagają ponownego uporządkowania.
Sprawdź również informacje na stronie: comarch oprogramowanie księgowe.
